La visión global sobre el conjunto del diseño, construcción y explotación de un centro, permite afrontar las decisiones de una forma correcta para no encontrarnos con una situación demasiado habitual en nuestro sector y que consiste en la resolución de las distintas fases como si fuesen independientes entre sí.

Existe un montón de conceptos y fases de ejecución completamente interrelacionados donde una aparente mejora individual en uno de ellos, lejos de optimizar el conjunto, lo somete a serios riesgos cuando no empeora directamente los resultados.

A modo de ejemplo, citar la definición de las necesidades básicas, la selección del consultor tecnológico, el encargo del proyecto de detalle, la definición de las condiciones contractuales con la constructora, las condiciones de explotación y mantenimiento, los niveles de eficiencia energética a conseguir, etc. Todos estos conceptos tienen una influencia notabilísima en el TCO y deben ser analizados y resueltos desde ese prisma.

A la hora de definir las necesidades básicas del nuevo centro comienzan los problemas, y del correcto dimensionamiento del proyecto dependen las primeras inversiones. Las expectativas de crecimiento son, en general, puramente estimativas y elevados los niveles de indefinición, por lo que las aproximaciones modulares, tanto contenidas como abiertas, son las que están cobrando mayor protagonismo en los últimos tiempos. Se realiza la inversión cuando surge la necesidad.

El siguiente paso es la selección o no de un CTC (Consultor Técnico de Confianza). Esta figura, cada día más utilizada, sobre todo en los proyectos de mayor nivel o dificultad, ha demostrado ser una buena inversión, que garantiza la consecución de los objetivos del proyecto, al tiempo que su participación en la mejora del TCO es un hecho constatado. Y ¿cuánto puede suponer esta inversión y cómo seleccionar el mejor candidato? Aquí debe aparecer nuevamente el concepto TCO, de forma que incluso cuando existen diferencias de doble a sencillo en las ofertas, no siempre la propuesta de menor precio va a resultar la más barata ni la que mejor va a contribuir al TCO (en muchas ocasiones resulta exactamente al revés). Si la contratación de este servicio se efectúa sin la visión global, probablemente la consecuencias no tarden en manifestarse y, de hecho, lo están haciendo de forma bastante habitual, pero cuando ya resulta tarde.

La contribución del CTC a la elaboración de una buena RFP, va a comenzar desde ese mismo momento a optimizar el TCO (una RFP planteada de forma incompleta o imprecisa provoca inmediatamente un aumento de precios y un retraso en el proceso, algo que tiene asociados también importantes costes).

En un proyecto de 20 M€, es casi seguro que la aportación de un CTC experto pueda contribuir a una mejora de un 5%, solamente en costes directos. Si este dato fuese conocido e integrado en un análisis correcto de TCO, elegir una propuesta más económica podría significar un ahorro inicial pero al final el TCO empeoraría notablemente. En términos proporcionales, probablemente se podría ganar 1 para perder 5 o más.

A la hora de seleccionar los participantes en la construcción, dos son las decisiones clave. Por un lado, cómo se plantea el concurso, dividido en distintas disciplinas cada una con un proveedor distinto o en modalidad llave en mano. Aquí al estudio de costes debe incorporarse una valoración de las responsabilidades y de los posibles espacios no cubiertos, típicos de un proyecto cuya licitación ha sido fragmentada.

Por otro lado, y cada vez más presente en los concursos, la posibilidad de incluir en la oferta la operación y mantenimiento del data center, e incluso los vínculos contractuales asociados al mantenimiento de la topología de diseño y de un determinado nivel de eficiencia energética. La consideración integral de Capex y Opex permite abordar el proyecto desde otro punto de vista.

Todos estos factores, tomados desde la perspectiva del TCO, cobran una dimensión completamente diferente. En particular, al otorgar en la oferta al nivel de PUE una carácter vinculante, se da un nuevo valor añadido al TCO, incluso dejando un cierto margen para que el mismo proveedor pueda compartir con el cliente sus éxitos en ese campo.

Con más presencia en unos países que en otros, se encuentra también  la fórmula de encargar todo el proceso a un fabricante de materiales. Las grandes multinacionales presentes en el sector han ido completando su oferta para dar un servicio completo que, en ocasiones incluye, además del suministro de componentes, desde la propia ingeniería hasta la puesta en marcha. Sin embargo, si se considera el TCO, esta alternativa resulta muy poco recomendable.

Por último, debemos analizar la contribución del commissioning al TCO. ¿Realmente lo mejora o supone un gasto extra? Pues bien, sin entrar en consideraciones de detalle, sólo a la vista de que no existe proyecto crítico de primer nivel que no incorpore esta disciplina, la contribución al éxito técnico y económico del conjunto del proyecto debe de ser clarísima.

En los procesos de compra se plantean muchas veces objetivos cortoplacistas que ponen en serio riesgo el desarrollo del proyecto. Una sucesión de pequeños éxitos en la gestión de esas compras parciales puede suponer, y de hecho lo hace, un quebranto económico muy importante al final, cuando aparecen los grandes números. Y todo por carecer de visión global o por anteponer objetivos personales individuales a los generales del proyecto. Claro que a la hora del balance final rara vez se hace el ejercicio de pensar qué hubiese pasado si en lugar de este mi colaborador hubiese sido aquél otro. Si así se hiciese, casi todo lo descrito anteriormente saldría a la luz, dibujando un escenario, el nuestro de cada día, donde poca gente escarmienta en cabeza ajena y donde a aquellos que lo tienen muy claro pocas veces se les da la palabra a la hora de tomar este tipo de decisiones y así, nuevamente, comienza el show.

En definitiva, en el coste global de un proyecto de data center existen partes de menor proporción pero de altísima contribución al valor final absoluto. Seleccionar incorrectamente las mismas por motivos puramente económicos puede significar lo que ya empieza a conocerse como "el ahorro suicida".